Eftirfarandi eru upplýsingar er hafa ber í huga er sótt er um aðild að Ráðstefnuskrifstofu Íslands:
Almennt:
Ráðstefnuskrifstofa Íslands er aðildarfélag í eigu aðila er hagsmuna eiga að gæta að ráðstefnu- og fundahaldi, sem og móttöku hvataferða. Að baki Ráðstefnuskrifstofu Íslands standa Ferðamálastofa, Icelandair, Reykjavíkurborg, sérhæfðir fagskipuleggjendur ráðstefna og hvataferða, leiðandi hótel á sviði funda og ráðstefna, ýmis veitingahús auk annarra aðila er hagsmuna eiga að gæta við ráðstefnuhald.
Hlutverk:
Megin hlutverk skrifstofunnar er að markaðssetja Ísland sem ákjósanlegan áfangastað til ráðstefnuhalds og móttöku hvataferða á alþjóðamarkaði. Auk þess ber skrifstofunni að vekja athygli Íslendinga í alþjóðasamskiptum á að halda ráðstefnur sinna fagfélaga hér á landi.
Aðild:
Þeir aðilar sem hagsmuna eiga að ráðstefnuhaldi og móttöku hvataferða geta sótt um aðild að skrifstofunni að tilskyldu að þeir uppfylli skilyrði samanber II. Kafla Samþykkta Ráðstefnuskrifstofu Íslands, 4. grein: Einstaklingar, félög, samtök og opinberir aðilar s.s. sveitarfélög, geta orðið aðilar að félaginu. Ef um ferðaskipuleggjanda eða ferðaskrifstofu er að ræða skal viðkomandi aðili hafa fullgilt starfsleyfi, sbr. III. Kafla laga nr. 73/2005 um skipan ferðamála.
Stjórn Ráðstefnuskrifstofu Íslands æskir þess að viðkomandi fyrirtæki hafi reynslu og þekkingu á sviði ráðstefna og hvataferða og geti sýnt fram á meðmæli viðskiptavina þess efnis. Það er mikið kappsmál fyrir skrifstofuna að vísa einungis á fagaðila er viðkemur móttöku og skipulagningu ráðstefna og hvataferða.
Aðildarfélagsgjald ræðst af starfsemi viðkomandi aðildarfélaga og er miðast við eftirfarandi skiptingu.
Ráðstefnuhallir/fjölnotahús
Hótel flokkur
- ráðstefnuhótel
- almenn hótel
Fagskipuleggjenda flokkur
Afþreyingarfélög og samgöngufyrirtæki
Stoðflokkur (veitingahús, tæknifyrirtæki)
Umsókn:
Umsókn um aðild skal berast verkefnisstjóra sem leggur beiðnina fyrir stjórn félagsins sem tekur endanlega ákvörðun um inntöku.
Þeir þættir sem koma þurfa fram í umsókn eru eftirfarandi:
-Heiti og kennitala fyrirtækis, tengiliður
-Upplýsingar um starfsemi fyrirtækis, sem og að sýna fram á reynslu á sviði ráðstefna og hvataferða eða þjónustu því tengdu
-Meðmæli frá viðskiptavinum